SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
UJIAN TENGAH SEMESTER bersifat TAKE HOME
JUDUL KASUS:
“Knowledge
Management and Collaboration at Tata Consulting Services”
Oleh:
Khalida Kumalasari (14312637)
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2016
1.
Terjemahan Kasus
Manajemen Pengetahuan dan Kolaborasi dalam
Tata Consultancy Services
Tata Consultancy
Services (TCS) adalah sebuah jasa teknologi informasi (IT), solusi bisnis,
organisasi outsourcing yang menawarkan portofolio IT dan jasa IT-enabled kepada klien secara global
horizontal, vertikal, dan ranah geografis. Sebagian dari kelompok tata,
industri konglomerat terbesar di India, TCS mencapai 108,000 konsultan IT di 47
negara.
Konsep dari Manajemen Pengetahuan (KM) telah
dikenalkan di TCS pada tahun 1995 dan didedikasikan tim KM dikenal dengan “Corporate Groupware” yang dibentuk pada
tahun 1998. Grup ini diumumkan sebagai KM-pilot pada pertengahan 1999, dimana
grup tersebut setelah diimplementasikan oleh tim yang terdiri dari pengarah
komite, pengimplan perusahaan Groupware, cabang pemenang, Pemilik aplikasi, dan
infrastruktur grup.
Pada waktu tersebut, KM di dalam TCS hampir menutupi
setiap fungsi, dari kualitas jasa HR Manajemen. Sementara 50 kantor di India
terkait melalui jalur komunikasi terdedikasi, kantor luar negeri telah
dihubungkan melalui the Net and the Lotus Notes Domino Servers.
Karyawan-karyawan akan mengakses respository pengetahuan yang terletak pada
server perusahaan pusat dan perusahaan cabang melalui intranet, dengan browser front-end atau catatan klien.
Repsitory pengetahuan, juga dikenal dengan KBases mengandung informasi mengenai
proses-proses dengan range yang luas, garis bisnis, garis teknologi, dan proyek
atau rancangan.
Meskipun usaha formal KM dimulai dari TCS pada akhir 1990-an, informal, closely knit commuties of partices (CoPs) telah ada di TCS sejak 1980-an, ketika telah ada di sekitar ribuan karyawan. Pada awalnya “group” berdasar pada migrasi teknologi. Kemudian tim terbentuk menjadi kerangka utama, Unix, dan beberapa database. Grup-grup, terdiri dari satu atau dua ahli pada bidang masing-masing, berawal dari pelatihan formal dokumentasi dengan anggota menulis pelatihan terbaik. Pengumpulan ulang pelatihan grup pada awal hari, K. Ananth Krishnan, seorang konsultan teknologi pada waktu itu, menceritakan bahwa pada pertengahan delapan, masalah-masalah dan solusi-solusi telah didokumentasikan dan pada saat itu lebih dari 1500 studi kasus telah ditinjau ulang pada awal 1993.
Pada tahap selanjutnya telah dibuatnya proses pustaka asset (PALs) yang terdiri dari informasi yang berhubungan dengan teknologi, proses, dan studi kasus untuk pemimpin proyek, yang telah dibuat untuk semua pusat pengembangan melalui intranet.
Kemudian Ultimatix, sebuah portal manajemen pengetahuan elekronik web-based (EKM), yang membuat tersedianya pengetahuan secara global, telah dikembangkan. Perpustakaan PAL dan KBases, yang telah diterima di Intranet, telah merger atau bergabung dengan Ultimatix, yang mempunyai sub-portal untuk kualitas sistem manajemen, perbaikan produktivitas perangkat lunak, materi pelatihan, dan alat informasi. Ada administrasi EKM untuk setiap pelatihan dan subjek grup dengan pertanggungjawaban yang jelas, seperti halnya pengeditan dokumen dan menyetujuinya untuk publikasian. Komentar suksesnya CoP, Krishnan pemeliharaan diantara januari 2003 dan Juni 2003, member CoP telah menukar sekitar 10.000 dokumen transaksi yang berhubungan dengan pelatihan industri dan 21.000 jasa pelatihan melalui Ultimatix. Telekomunikasi CoP sendiri telah mencapai 6000 transaksi, tidak termasuk kegiatan komuniti dasar-intranet. Untuk mendorong percakapan karyawan, TCS mendapatkan perhatian besar dalam arsitektur dari pusat perkembangan tersebut, terletak pada lintas Negara, merefleksikan pada desain baru dari salah satu pusat perkembangan tersebut di Sholinganallur, Chennai, CFO S. Mahalingam berkomentar bahwa pertengahan adalah membuat modul setiap dedikasi kepada satu teknologi tertentu atau klien atau sebuah pelatihan industri. Struktur ini membawa ke serambi taman, dimana karyawan mengumpulkan selama istirahat mereka untuk percakapan informal dan memikirkan solusi untuk berbagai permasalahan.
TCS juga meluncurkan jumlah program training seperti Initial Learning Program, ditargetkan pada karyawan baru, the Continuous Learning Program untuk pengalaman para karyawan, the Leadership Development Program untuk karyawan dengan pengalaman lebih dari lima tahun. Kompetensi yang terintegrasi dan pembelajaran sistem manajemen (iCALMS) yang telah dikerahkan secara global melintasi semua kantor TCS yang mempromosikan budaya pembelajaran dan pengembangan di dalam organisasi. Melengkapi data tentang definisi kompetensi, definisi peraturan, dan online/ kelas tujuan pembelajaran itu sendiri membantu konsultan untuk menambah skill mereka dalam menyesuaikan cara. Untuk mendapatkan pengalaman lintas industri, TCS secara teratur memutar orang melintas berbagai macam fungsi dan diantara selain perusahaan Tata Group. Para karyawan juga didorong untuk mengikuti lingkungan luar seperti IEEE, dan untuk mendapatkan sertifikasi.
Knowmax, sebuah sistem manajemen pengetahuan, mengembangkan pemakaian portal server Microsoft sharepoint di tahun 2007, pemberian konsultan TCS memasuki pengalaman hampir 40 tahun dan pelatihan-pelatihan terbaik. Tersusun oleh tipe-tipe perjanjian, penggunaan Teknologi, dan persyaratan-persyaratan pelanggan. Hal ini didukung lebih dari 60 asset pengetahuan dan dapat diakses melalui Ultimatix kepada seluruh asosiasi TCS. Ada asosiasi yang dapat mengkontribusi kepada K-Bank dan pengelola pengetahuan telah dibuat responsible untuk memelihara kualitas isi.
Untuk memelihara keseimbangan work-life atau pekerjaan dalam kehidupan bagi para karyawan, TCS memulai dengan mendorong sesi yang membawa secara bersama akan ketertarikan kebersamaan untuk mengadakan berbagai macam aktivitas sperti membaca buku. Setelah itu, mengadakan setiap seperempat melalui konferensi dan perkemahan, inisiatif ini juga memacu transfer pengetahuan diantara karayawan. Berbagi pengetahuan pada level yang terencanakan telah terselesaikan melalui aplikasi Live Meeting, dimana semua proyek atau rencana pertemuan telah tercatat dan disimpan di dalam rencana respitory. Anggota tim yang tidak mengikuti pertemuan, atau ada beberapa anggota baru di dalam tim, dapat mendengarkan sesi dokumentasi dan ini dapat mereka tangkap ketika mereka beristirahat. Apalagi, sesi transisi pengetahuan dilakukan tiap minggu oleh “Subject Matter Expert” membantu tim untuk mempelajari dari pengalaman expert atau ahli. Email “Tip of the Day” terdiri dari lain teknis, atau secara konsep, atau tips keterampilan manusia yang juga telah dibagi diantara organisasi dari akhir sampai akhir dan meningkatkan proses bisnis, hampir setiap hari.
Walaupun Ultimatix, meluncurkan pada tahun 2002, mendigitalkan seluruh organisasi dari akhir sampai akhir dan meningkatkan proses bisnis secara efisien, hal ini masih tidak dapat meningkatkan pengetahuan karyawan secara efektif. Untuk meningkatkan pengetahuan diantara para karyawan, rencana tak terbatas telah luncur pada tahun 2007, hal ini melibatkan beberapa teknologi seperti IBM’s Sametime, Quick Place, Lotus Domino Collaboration tools, Avaya VOIP telephony, dan Polycom IP videoconferencing.
Sebagai hasil dari adopsi tak terbatas, kolaborasi dari lintas Negara dan kantor lokal meningkatkan pesan instan (IM) menyingkirkan budaya dan perbedaan pengucapan yang dapat terjadi di telfon. Apalagi, Korporasi komunikasi yang dapat berjalan 24 jam berita internal diumumkan kepada seluruh kantor TCS seluruh dunia. Sebagai tambahan, biaya perjalanan dan telekomunikasi telah dikurangi masing-masing 40% dan 6%.
Di lain sisi saluran tersebut, Negara tersebut juga menggunakan sistem JustAsk (tertanam dalam KM), Blog platform, IdeaStorm, TIP, and My Site. Blogging dengan cepat telah digunakan sejak 2006 ketika hal ini menjadi perkenalan pertama. Hampir 40.000-50.000 TCS staf blog di intranet. Sementara sistem JustAsk mengizinkan karyawan untuk mem-posting pertanyaan dan yang lainnya yang dapat dijawab. Penampungan ide telah menjadi acara setahun sekali, dimana dua dari tiga topic telah di-posting oleh pemimpin tim yang idenya telah dipancing oleh semua orang. TIP, sebuah inovasi portal terbuka dan ide baru berpotensi yang diluncurkan untuk mempromosikan ide yang dibagi. MySite, tertanam menjadi portal KM, mengizinkan setiap asosiasi untuk mempunyai web personal seperti Facebook atau Orkut.
Sumber: Sankaranarayanan G,”Building Communities, The
TCS way, ”expressitpeople.com,September 2003; Kavita Kaur, “Give and Take,”
india-today.com,January 2000; Sunil Shah,“Network Wonder:Collaborative Tools
Help TCS Grow,”cio.com, July 2007; Shivani Shinde,”TCS Sees Synergy in Gen X
Tools,”rediff.com, July 2008
Gambaran Kasus
Gambaran secara umum dalam studi kasus “Knowledge Management and Collaboration at
Tata Consulting Services” atau dalam Bahasa Indonesia berarti “Manajemen
Pengetahuan dan Kolaborasi dalam Tata Consulting
Services” adalah sebuah jasa konsultasi IT yang dikenal dengan TCS. Jasa
ini telah menggunakan jasa konsultasinya yang dikolaborasikan dengan
pengimplementasian dari knowledge
management (KM) atau manajemen pengetahuan. TCS membuat group KM sebagai KM-pilot.
Dimana grup tersebut setelah diimplementasikan oleh tim terbaik dari organisasi
tersebut yang terdiri dari pengarah komite, pengimplan perusahaan Groupware,
cabang pemenang, Pemilik aplikasi, dan infrastruktur grup. Dengan hal tersebut
KM dalam TCS bahkan dapat menutupi setiap fungsi, dari kualitas jasa HR
Manajemen. Demi berlangsungnya knowledge
management TCS melakukan berbagai perkembangan antara lain: adanya 50
kantor di India terkait melalui jalur komunikasi terdedikasi, kantor luar
negeri telah dihubungkan melalui the Net and the Lotus Notes Domino Servers;
penggunaan Ultimatix atau portal manajemen pengetahuan elekronik web-based (EKM), yang membuat
tersedianya pengetahuan secara global; Peluncuran jumlah program training
seperti Initial Learning Program, the
Continuous Learning Program, the
Leadership Development Program; Penggunaan kompetensi yang terintegrasi dan
pembelajaran sistem manajemen (iCALMS); Pembangan pemakaian portal server
Microsoft sharepoint di tahun 2007;
Memelihara keseimbangan work-life;
mendigitalkan seluruh organisasi dengan melibatkan beberapa teknologi;
Peningkatan kolaborasi dari lintas Negara dan kantor lokal meningkatkan pesan
instan (IM); serta Penggunaan sistem JustAsk dengan mengizinkan karyawan untuk
mem-posting pertanyaan dan hal lain
yang sifatnya dapat dijawab serta penampungan ide yang menjadi acara setahun
sekali.
2.
Penjelasan
poin-poin penting dalam kasus, landasan teori, pembahasan, dan kesimpulan
kasus.
a.
Poin-poin
Penting Kasus
Adapun poin-poin penting dalam kasus
yaitu:
1. Tata
Jasa konsultasi (TCS) adalah sebuah jasa teknologi informasi (IT), solusi
bisnis, organisasi outsourcing yang menawarkan portofolio IT dan jasa IT-enabled kepada klien secara global
horizontal, vertikal, dan ranah geografis dimana TCS tersebut telah mencapai
108,000 konsultan IT di 47 negara.
2. Konsep
dari Manajemen Pengetahuan (KM) telah dikenalkan di TCS pada tahun 1995 dan
didedikasikan tim KM dikenal dengan “Corporate
Groupware”.
3. Kantor
luar negeri TCS telah dihubungkan melalui the Net and the Lotus Notes Domino
Servers. Karyawan-karyawan akan mengakses respository pengetahuan yang terletak
pada server perusahaan pusat dan perusahaan cabang melalui intranet, dengan browser front-end atau catatan klien.
4. TCS
menggunakan sistem CoPs dengan awalnya “group”
berdasar pada migrasi teknologi. Kemudian tim terbentuk menjadi kerangka utama,
Unix, dan beberapa database. Setelah itu, dibuatnya proses pustaka asset (PALs)
yang terdiri dari informasi yang berhubungan dengan teknologi, proses, dan
studi kasus untuk pemimpin proyek, yang telah dibuat untuk semua pusat
pengembangan melalui intranet. Kemudian Ultimatix, sebuah portal manajemen
pengetahuan elekronik web-based (EKM),
yang membuat tersedianya pengetahuan secara global, telah dikembangkan.
5. Pengimplementasian
kompetensi yang terintegrasi dan pembelajaran sistem manajemen (iCALMS) yang
telah dikerahkan secara global melintasi semua kantor TCS yang mempromosikan
budaya pembelajaran dan pengembangan di dalam organisasi.
6. TCS
juga meluncurkan jumlah program training seperti Initial Learning Program, the Continuous Learning Program, dan the Leadership Development Program.
7. Knowmax,
sebuah sistem manajemen pengetahuan, TCS mengembangkan pemakaian portal server
Microsoft sharepoint di tahun 2007.
8. Untuk
memelihara keseimbangan work-life
atau pekerjaan dalam kehidupan bagi para karyawan, TCS menggunakan aplikasi Live Meeting, dimana semua proyek atau
rencana pertemuan telah tercatat dan disimpan di dalam rencana respitory.
9. Mendigitalkan
seluruh organisasi dari akhir sampai akhir dan meningkatkan proses bisnis secara
efisien melibatkan beberapa teknologi dengan meningkatkan pesan instan (IM).
10. Penggunaan
sistem JustAsk dengan mengizinkan karyawan untuk mem-posting pertanyaan dan hal lain yang sifatnya dapat dijawab serta
penampungan ide yang menjadi acara setahun sekali.
b. Landasan Teori
(Sari & Ken, 2014)Knowledge Management adalah usaha untuk
meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan
budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan
menggalakan saling berbagi knowledge. Dimana usaha ini akan
menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis
dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. (Dudung, 2015) Secara umum,
motivasi organisasi untuk menerapkan Manajemen Pengetahuan antara lain :
1. Menciptakan
pengetahuan yang berkaitan dengan pengembangan produk dan layanan yang tersedia
dalam bentuk eksplisit;
2. Mencapai
siklus pengembangan produk baru lebih cepat;
3.
Memfasilitasi dan mengelola inovasi dan pembelajaran
organisasi;
4.
Memanfaatkan keahlian orang di seluruh organisasi;
5.
Meningkatkan konektivitas jaringan antara swasta
internal dan eksternal;
6.
Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan karyawan
untuk mendapatkan informasi yang relevan dan ide-ide yang berkaitan dengan
pekerjaan mereka; dan
7.
Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di
tempat kerja.
Hierarki
Pengetahuan
Berasal dari
kumpulan data yang didapatkan dari sebuah organisasi yang kemudian di kumpulkan
dan dikelompokkan menjadi kumpulan informasi. Informasi-informasi yang
didapatkan dibagi menjadi dua macam antara lain tacit knowledge dan explicit
knowledge.
1.
Tacit Knowledge
Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang didapat dari pengalaman
seseorang, bersifat personal, tidak mudah untuk dirumuskan dan dituliskan.
2.
Explicit
Knowledge
Berbeda dengan tacit knowledge, explicit knowledge adalah pengetahuan
yang dapat dinyatakan dan difahami dengan baik, dapat dirumuskan, dan dapat
dikontrol dengan baik.
Elemen Pokok
Knowledge
Elemen pokok
knowledge (Dudung, 2015) adalah:
1. People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk
dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
2.
Teknologi
Merupakan infrastruktur teknologi
yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat
perusahaan.
3. Processes
Yang
terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan
menyebarkan knowledge ke seluruh
perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.
(Belavkin) The Knowledge Management Cycle sebagai
berikut:
1.
Mengidentifikasi
pengetahuan yang ada (internal atau eksternal).
2.
Rencanakan
apa pengetahuan dapat diperlukan.
3.
Memperoleh,
mengembangkan pengetahuan.
4.
Mendistribusikan
pengetahuan di mana diperlukan.
5.
Penggunaan
asuh pengetahuan.
6.
Control /
menjaga kualitas pengetahuan.
Wiig
Model
(TutorialsPoint, n.d.)
Wiig menandai tujuan utama
dari KM sebagai upaya "untuk membuat organisasi aksi cerdas
dengan memfasilitasi penciptaan, akumulasi, penyebaran dan penggunaan
pengetahuan berkualitas." Siklus KM Wiig ini menunjukkan bagaimana
pengetahuan dibangun dan digunakan sebagai individu atau sebagai organisasi. Gambar
berikut ini menunjukkan empat langkah utama dari model Wiig.
 |
Penjelasan:
1.
Membangun
pengetahuan - Dari sumber pengetahuan eksternal dan internal.
2.
Memegang
pengetahuan - Menyimpan informasi dalam bentuk tertentu.
3.
Pooling
pengetahuan - Melalui intranet dan portal manajemen pengetahuan
4.
Menerapkan
pengetahuan - Dalam konteks pekerjaan tertanam dalam prose
Integrated Cycle
Berikut ini adalah tiga tahap utama siklus yang
terintegrasi dari strategi manajemen pengetahuan ketika diperkenalkan dalam
setiap organisasi (TutorialsPoint, n.d.):
1.
Pengetahuan
menangkap dan/ atau penciptaan;
2.
Berbagi pengetahuan
dan diseminasi; dan
3.
Akuisisi
pengetahuan dan penerapan.
Pengetahuan
Tangkap menyatakan identifikasi dan sering kodifikasi yang ada (biasanya
sebelumnya tak ketahuan) pengetahuan internal dan pengetahuan dalam organisasi
dan / atau pengetahuan eksternal dari lingkungan. Pengetahuan Penciptaan adalah
kemajuan pengetahuan dan know-how inovasi baru yang tidak memiliki eksistensi
sebelumnya dalam organisasi. Setelah itu, jelas bahwa konten baru
diidentifikasi adalah nilai yang memadai, langkah berikutnya adalah untuk
mengontekstualisasikan konten ini. Ini melibatkan menjaga hubungan antara
pengetahuan dan mereka memiliki pengetahuan tentang konten itu. Kontekstualisasi
juga menunjukkan mengidentifikasi elemen-elemen kunci dari konten untuk
pertandingan yang lebih baik untuk berbagai pengguna. Akhirnya,
kontekstualisasi berhasil ketika konten baru tegas, tepatnya belum mulus,
tertanam dalam proses bisnis perusahaan. Siklus manajemen pengetahuan kemudian
diperiksa ulang sebagai pengguna memahami dan memutuskan untuk membuat
penggunaan konten. Para pengguna akan memperbarui kegunaan, dan mereka akan memberikan tanda ketika menjadi out of date atau
ketika pengetahuan ini tidak berlaku.
c. Pembahasan
Dalam kasus tersebut, menjelaskan mengenai perusahaan
Tata Consultancy (TCS). TCS adalah
sebuah jasa teknologi informasi (IT), solusi bisnis, organisasi outsourcing
yang menawarkan portofolio IT dan jasa IT-enabled
kepada klien secara global horizontal, vertikal, dan ranah geografis dimana
TCS tersebut di India telah mencapai 108,000 konsultan IT di 47 negara. TCS
telah kenal akan konsep knowledge
management pada tahun 1995 dan
dikenal dengan “Corporate Groupware” yang
terbentuk pada tahun 1998. Perusahaan ini dikenal sebagai KM-pilot pada
pertengahan 1999.
Dalam
hal ini perusahaan TCS pada masa itu telah mengetahui akan pentingnya Knowledge dan Knowledge Management untuk sebuah perusahaan. (Sari & Ken, 2014) Knowledge Management adalah usaha untuk
meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan
budaya berkomunikasi antar personil, memberikan kesempatan untuk belajar, dan
menggalakan saling berbagi knowledge. Dimana usaha ini akan
menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis
dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. (Dudung, 2015) Secara umum,
motivasi organisasi untuk menerapkan Manajemen Pengetahuan antara lain :
Menciptakan pengetahuan yang berkaitan dengan pengembangan produk dan layanan
yang tersedia dalam bentuk eksplisit; Memfasilitasi dan mengelola inovasi dan
pembelajaran organisasi; Nakal-memanfaatkan keahlian orang di seluruh
organisasi; Meningkatkan konektivitas jaringan antara swasta internal dan
eksternal; Mengelola lingkungan bisnis dan memungkinkan karyawan untuk
mendapatkan informasi yang relevan dan ide-ide yang berkaitan dengan pekerjaan
mereka; dan Mengelola modal intelektual dan aset intelektual di tempat
kerja.TCS telah kenal akan konsep knowledge
management pada tahun 1995. Bahkan
setelah itu TCS masih mengembangkan akan Knowledge
Management dengan baik.
Penggunaan
knowledge atau pengetahuan sebagai
faktor penting dalam perusahaan, TCS melakukan berbagai cara untuk mendapatkan
data, informasi, dan pegetahuan dalam rangka perkembangan perusahaan. Di
samping itu, perusahaan juga mengembangkan kualitas SDM anggota perusahaan. Hal
ini dimaksudkan agar informasi dapat bertambah serta ahli dalam lingkup
perusahaan tersebut dapat bertambah. Sehingga kepentingan perusahaan atau
tujuan perusahaan dapat dicapai. Dapat dilihat dari kasus diatas, berikut
pernyataan-pernyataan TCS melakukan beberapa cara untuk mendapatkan dan
mengembangkan data, informasi, dan pengetahuan:
1. TCS
meluncurkan jumlah program training seperti Initial
Learning Program, ditargetkan pada karyawan baru, the Continuous Learning Program untuk pengalaman para karyawan, the Leadership Development Program untuk
karyawan dengan pengalaman lebih dari lima tahun;
2. TCS
juga menggunakan administrasi EKM untuk
setiap pelatihan dan subjek grup dengan pertanggungjawaban yang jelas, seperti
halnya pengeditan dokumen dan menyetujuinya untuk publikasian;
3. Selain
itu, Untuk mendorong percakapan karyawan, TCS mendapatkan perhatian besar dalam
arsitektur dari pusat perkembangan tersebut, terletak pada lintas Negara.
Karyawan dapat mengumpulkan selama istirahat mereka untuk percakapan informal
dan memikirkan solusi untuk berbagai permasalahan;
4. Untuk
mendapatkan pengalaman lintas industri, TCS secara teratur memutar orang
melintas berbagai macam fungsi dan diantara selain perusahaan Tata Group. Para
karyawan juga didorong untuk mengikuti lingkungan luar seperti IEEE, dan untuk
mendapatkan sertifikasi;
5. TCS
memulai dengan mendorong sesi yang membawa secara bersama akan ketertarikan
kebersamaan untuk mengadakan berbagai macam aktivitas sperti membaca buku.
Setelah itu, mengadakan setiap seperempat melalui konferensi dan perkemahan,
inisiatif ini juga memacu transfer pengetahuan diantara karayawan;
6. Berbagi
pengetahuan pada level yang terencanakan telah terselesaikan melalui aplikasi Live Meeting. Anggota tim yang tidak
mengikuti pertemuan, atau ada beberapa anggota baru di dalam tim, dapat
mendengarkan sesi dokumentasi dan ini dapat mereka tangkap ketika mereka
beristirahat. Apalagi, sesi transisi pengetahuan dilakukan tiap minggu oleh “Subject Matter Expert” membantu tim
untuk mempelajari dari pengalaman expert atau
ahli; dan
7. Email
“Tip of the Day” terdiri dari lain
teknis, atau secara konsep, atau tips keterampilan manusia yang juga telah
dibagi diantara organisasi dari akhir sampai akhir dan meningkatkan proses
bisnis, hampir setiap hari.
Semua
poin-poin pernyataan diatas merupakan bukti TCS mengumpulkan, menyebarkan, dan
menggunakan data, informasi, pengetahuan dengan baik untuk kemajuan
perusahaannya. Hal ini sesuai dengan siklus knowledge
management diantaranya (Belavkin): Mengidentifikasi, merencanakan, memperoleh, mendistribusikan, penggunaan pengetahuan, control / menjaga kualitas pengetahuan, dan buang
pengetahuan jika tidak lagi diperlukan. Selain itu langkah-langkah TCS
juga sesuai dengan wiig cycle diantaranya (TutorialsPoint, n.d.): Membangun pengetahuan - Dari sumber
pengetahuan eksternal dan internal; Memegang pengetahuan - Menyimpan informasi
dalam bentuk tertentu; Pooling
pengetahuan - Melalui intranet dan portal manajemen pengetahuan; dan Menerapkan pengetahuan - Dalam konteks
pekerjaan tertanam dalam proses. Selain itu juga sesuai dengan Integrated Cycle (TutorialsPoint, n.d.) diantaranya: pengetahuan menangkap dan/ atau penciptaan;berbagi pengetahuan dan diseminasi; dan akuisisi pengetahuan dan penerapan.
Mengartikan bahwa penggunaan
informasi oleh perusahaan dengan mengumpulkan, menyebarkan, dan menggunakan
dalam aktivitas perusahaan TCS sesuai dengan ciri pengembangan knowledge management yang baik. Perusahaan
juga memberikan kesempatan kepada para karyawan untuk mengidentifikasi,
menciptakan, mendistribusikan, sampai menggunakannya kembali. Di lain sisi
perusahaan juga meningkatkan kualitas SDM para karyawan sehingga dapat
menyeimbangkan antara karyawan yang kurang pengetahuan dan karyawan yang
mempunyai banyak pengetahuan atau secara sederhana adalah menghilangkan gaap diantara karyawan perusahaan TCS.
Selain itu, dengan meningkatkan kualitas SDM karyawan, perusahaan TCS dapat
menemukan ahli atau expert yang sudah
mempunyai potensi maupun belum. Dengan menemukan data, informasi, dan
pengetahuan sampai menemukan data, informasi, dan pengetahuan, mengartiakn
banyaknya manfaat yang didapat bagi perusahaan TCS. Sehingga perusahaan TCS
dapat mengumpulkan, menyebarkan, dan menggunakan pengetahuam tersebut untuk
semua perusahaan yang tersebar di seluruh dunia, serta penggunaan secara
maksimal oleh pengetahuan yang ada di perusahaan.
50 Kantor TCS di India melalui jalur komunikasi
terdedikasi. Kantor luar negeri telah dihubungankan melalui the Net and the
Lotus Notes Domino Servers. Sehingga karyawan-karyawan pada perusahaan tersebut
dapat mengakses respiratory
pengetahuan terletak pada server perusahaan pusat dan cabang malalui intranet.
Repsitory pengetahuan, juga dikenal dengan KBases mengandung informasi mengenai
proses-proses dengan range yang luas, garis bisnis, garis teknologi, dan proyek
atau rancangan.
TCS mengembangkan KM
dalam perusahaannya dengan dasar teknologi. Hal ini berarti TCS telah
menggunakan elemen pokok knowledge teknologi sebagai infrastruktur teknologi
yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat
perusahaan (Dudung, 2015). Apalagi TCS mempunyai banyak cabang
yang ada di 47 negara. Hal ini merupakan sebuah tantangan bagi TCS bagaimana
cara TCS untuk mendistribusikan pengetahuan ke seluruh perusahaannya yang ada
di berbagai Negara. Dengan adanya manajemen pengetahuan yang dikembangkan
dengan dasar teknologi merupakan innovasi yang sangat bagus pada masa itu.
Teknologi perkembangannya terus meningkat, sedangkan sebuah perusahaan haruslah
tetap kreatif dan innovative dalam menghadapi perubahan zaman. TCS merupakan
perusahaan yang fleksibel dan siap berkembang dengan perubahahan zaman tersebut
sebagai jembatan akan memaksimalkan manfaat pentingnya pengetahuan bagi sebuah
perusahaan.
Bukan hanya
melalui the Net and the Lotus Notes Domino Servers sehingga pengetahuan dapat
didistribusikan kepada seluruh anggota perusahaan TCS yang bahkan perusahaannya
tidak hanya ada di satu Negara. TCS juga menggunakan berbagai rencananya dengan
dasar penggunaan teknologi diantaranya:
1. dibuatnya
proses pustaka asset (PALs) yang terdiri dari informasi yang berhubungan dengan
teknologi, proses, dan studi kasus untuk pemimpin proyek, yang telah dibuat
untuk semua pusat pengembangan melalui intranet.
2. Kemudian
Ultimatix, sebuah portal manajemen pengetahuan elekronik web-based (EKM), yang membuat tersedianya pengetahuan secara
global, telah dikembangkan.
3. Kompetensi
yang terintegrasi dan pembelajaran sistem manajemen (iCALMS) yang telah
dikerahkan secara global.
4.
Knowmax, sebuah sistem manajemen pengetahuan,
mengembangkan pemakaian portal server Microsoft sharepoint di tahun 2007, pemberian konsultan TCS memasuki
pengalaman hampir 40 tahun dan pelatihan-pelatihan terbaik.
5.
Mendigitalkan seluruh organisasi dari akhir sampai
akhir dan meningkatkan proses bisnis secara efisien yang melibatkan beberapa
teknologi seperti IBM’s Sametime, Quick Place, Lotus Domino Collaboration
tools, Avaya VOIP telephony, dan Polycom IP videoconferencing.
6. Kolaborasi
dari lintas Negara dan kantor lokal meningkatkan pesan instan (IM).
7.
Penggunaan sistem JustAsk mengizinkan karyawan untuk
mem-posting pertanyaan dan yang
lainnya yang dapat dijawab. Penampungan ide telah menjadi acara setahun sekali,
dimana dua dari tiga topic telah di-posting
oleh pemimpin tim yang idenya telah dipancing oleh semua orang.
Poin-poin diatas menjelaskan bahwa TCS telah terbuka
sejak masa itu akan perkembangan teknologi. Bahkan dengan penggunaan teknologi
atas dasar dari pengimplementasian konsep knowledge
management dapat memberikan jembatan alternative
bagi TCS untuk lebih mudah dalam menjalankan bisnis dan pendistribusian
pengetahuan. Dalam kasus diatas juga
menyatakan bahwa dengan adanya pengembangan pendistribusian pengetahuan lintas Negara dengan meningkatkan pesan
instan (IM), dapat mengurangi biaya perjalanan dan telekomunikasi sebesar 40%
dan 6%. Pengumpulan, pengolahan, dan penggunaan pengetahuan dapat dilakukan
dengan maksimal bahkan dapat memberikan dampak positif dari segi lain seperti
keuangan.
d. Kesimpulan
TCS sebagai perusahaan jasa teknologi informasi (IT),
solusi bisnis, organisasi outsourcing yang menawarkan portofolio IT dan jasa IT-enabled yang menerapkan KM atau knowledge management di dalamnya, telah
melakukan berbagai perkembangan dalam meningkatkan kualitas pengetahuan yang
ada di lingkup perusahaan TCS. Dilihat dari langkah-langkah TCS dalam
mengembangkan sistem TCS khususnya dalam pendistribusian informasi yang ada di
suatu perusahaan bahwa TCS tidak menganggap remeh akan pentingnya sebuah
pengetahuan bagi organisasi. Pengumpulan, pengolahan, dan penggunaan
pengetahuan yang ada di organisasi baik tersirat maupun tidak, baik dari
tingkat puncak sampai tingkat paling bawah seperti karyawan tetap dikumpulkan
dan dimanfaatkan sedemikian rupa. Peningkatan kualitas pengetahuan dimulai dari
peningkatan penggumpulan informasi, meningkatkan kualitas SDM perusahaan,
menemukan seorang ahli baru, sampai meningkatkan efisiensi pendistribusian
pengetahuan oleh TCS dilakukan untuk memberikan manfaat secara maksimal bagi
perusahaan. Bahkan, pendistribusian pengetahuan dikolaborasikan dengan
teknologi sehingga dapat dimanfaatkan dengan lebih maksimal. Pengumpulan,
pengolahan, dan penggunaan pengetahuan oleh TCS telah dilakukan dengan maksimal
bahkan dapat memberikan dampak positif dari segi lain seperti keuangan.
Daftar Pustaka
Belavkin, D. R. (n.d.). The Knowledge Management
Cycle. 2.
Dudung. (2015). Dosen Pendidikan. Retrieved
April 29, 2016, from
http://www.dosenpendidikan.com/10-pengertian-dan-manfaat-penerapan-manajemen-pengetahuan/
KMPlus. (2012). Knowledge Center. Retrieved
April 29, 2015, from
http://kmplus.co.id/index.php/knowledge-center/articles/item/6-tacit-vs-explicit-knowledge
Sari, W. K., & Ken, D. T. (2014). Penerapan
Knowledge Management System (KMS) Berbasis Web . Jurnal Sistem Informasi,
6, 2.
TutorialsPoint. (n.d.). Models of Km Cycle.
Retrieved from Tutorials Point: http://www.tutorialspoint.com/knowledge_management/models_of_km_cycle.htm
